Effektiv møtebooking er ikke et talent. Det er en plan som ligger i kalenderen, og som ikke kan flyttes.
Jeg har sett selgere som ringer «når det er rolig». De ringer aldri, for det blir aldri rolig. Og jeg har sett selgere med halvparten så mye tid som fyller kalenderen hver uke, fordi de har to blokker som er like urørlige som et kundemøte.
Forskjellen er ikke innsats. Den er rytme.
Regn baklengs fra målet
Før du gjør noe annet, skal du vite hvor mange samtaler fem møter faktisk koster. De fleste har aldri regnet på det, og derfor føles booking som et sort hull.
Du trenger tre tall: hvor mange møter du vil ha, hvor stor andel som svarer når du ringer, og hvor stor andel av dem du snakker med som sier ja til et møte. De to siste finner du ved å telle i to uker. Ikke gjett.
Prøv selv: Baklengs fra målet
Med vanlige tall lander de fleste på et sted mellom fem og sju timer i uka. Det er mye mindre enn folk frykter, og mye mer enn folk faktisk setter av.
Hvorfor slår 2 x 45 minutter fire timer sporadisk?
Tre grunner, og alle tre er praktiske.
1. Oppstarten koster. De første ti minuttene er alltid dårlige. Stemmen er stiv, du leter i systemet, du finner på noe å gjøre først. Ringer du fire ganger i uka, betaler du den avgiften fire ganger. Ringer du to ganger, betaler du den to.
2. Etter 45 minutter blir du dårligere. Ikke tregere, dårligere. Du hører mindre, du kjører manus, du slutter å lytte. Fire sammenhengende timer gir deg to gode og to som ødelegger lista di.
3. En blokk kan forsvares. «Jeg ringer tirsdag og torsdag 08.30 til 09.15» er et svar du kan gi en kollega. «Jeg ringer når jeg får tid» er ikke et svar, det er en unnskyldning med kalenderfarge.
Ukesplanen
Tirsdag til torsdag, morgen og tidlig ettermiddag, er et utgangspunkt fordi det virker for de fleste. Men test det selv. Jeg har sett team der fredag klokka 15 var den klart beste tiden, rett og slett fordi ingen andre ringte da.
40 sekunder forberedelse, og tre linjer
Du skal ikke research i en halvtime. Du skal bruke 40 sekunder, og du skal lete etter én ting: en grunn til at du ringer akkurat dem.
Ny leder. Ny avdeling. Noe de la ut. En stillingsannonse som avslører hva de satser på. Én ting. Det holder.
Alt utover det er utsettelse forkledd som forberedelse. Jeg har sett selgere bruke tjue minutter på å lese seg opp på et selskap de aldri kom til å ringe.
Og så manuset. Tre linjer, ikke mer:
Legg merke til at det ikke er noe «har du to minutter» der. Det er ingen unnskyldning, ingen «bare», ingen presentasjon av firmaet. Du gir noe, og du foreslår to tider.
Og hva med «send meg noe»?
Den kommer. Hver uke.
Ikke si ja med en gang, og ikke krangle. Still ett spørsmål: «Hva må stå i det for at du faktisk åpner det?»
Svarer han noe konkret, har du fått kvalifiseringen gratis, og du sender det samme dag med en avtalt oppfølgingsdato i samme e-post. Blir det stille eller vagt, var det en høflig måte å avslutte samtalen på, og da skal du ikke bruke tjue minutter på et dokument.
Jeg har sendt hundrevis av «noe» som aldri ble åpnet. Det spørsmålet har spart meg for mange timer, og det har gjort lista mi kortere og bedre.
Til slutt
Fem møter i uka er ikke hardt arbeid. Det er seks timer, fordelt på fire blokker, med en liste som er laget på forhånd.
Det vanskelige er ikke å ringe. Det vanskelige er å ikke flytte blokken når noe annet dukker opp, og det gjør det hver eneste uke.
Én ting i morgen: legg inn to blokker à 45 minutter i kalenderen for neste uke, og lag lista ferdig i dag. Så telles det på fredag.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan booker jeg fem kundemøter i uka?
Regn baklengs: fem møter med 25 % booking krever 20 samtaler, og med 30 % treff betyr det rundt 67 oppringninger i uka. Det er omtrent fem timer, fordelt på fire faste blokker på 45 minutter.
Når på dagen er det best å ringe for å booke møter?
Tirsdag til torsdag, mellom 08 og 10 og mellom 13 og 15, er et godt utgangspunkt. Men test i ditt eget marked. Noen team treffer best fredag ettermiddag, rett og slett fordi ingen andre ringer da.
Hvor lang bør en bookeøkt være?
Rundt 45 minutter. De første ti minuttene er alltid dårlige, og etter 45 minutter blir du dårligere til å lytte. To gode blokker slår fire timer sammenhengende ringing.
Hva svarer jeg når kunden sier «send meg noe»?
Spør hva som må stå i det for at han faktisk åpner det. Får du et konkret svar, sender du samme dag med avtalt oppfølgingsdato. Blir det vagt, var det en høflig måte å avslutte samtalen på.
Jeg har jobbet med salg i 26 år - og fått lære av tusenvis av dyktige selgere og ledere underveis.
Det jeg skriver her er ikke teori. Det er de samme grepene, modellene og den mentale treningen vi bruker med salgsteam hver uke.
Hva ville skjedd om hele teamet solgte som den beste hos dere ❓
Book en prat om veien dit →